PHPList is gratis open source software waarmee je e-mailingen (nieuwsbrieven, e-zines e.d.) kunt versturen naar abonnees. Je kunt abonnees indelen in categorieën die je zelf aanmaakt. Je kunt de mails als platte tekst, in HTML-opmaak of beide versturen. PHPList bevat ingebouwde functies voor aan- en afmeldpagina’s, dubbele opt-in (bevestiging van aanmelding, verplicht volgens de Nederlandse telecomwet), abonneemanagement en personalisering. Ik installeer en configureer PHPList in overleg geheel volgens jouw wensen.

Een bestaand relatiebestand, bijvoorbeeld in Outlook- of Excel-formaat, kan in PHPList worden geïmporteerd. Bij deze invoer kunnen verschillende eigenschappen worden meegenomen, waar je dan vervolgens binnen PHPList op kunt selecteren. Zo kun je bijvoorbeeld aparte e-zines sturen naar klanten die al eerder een bepaald product hebben gekocht, klanten die binnen een bepaalde provincie wonen of klanten die de volgende maand jarig zijn.

De aan-en afmeldpagina’s van PHPList moeten natuurlijk in de vormgeving van jouw website worden gegoten. Maar ook de teksten op deze pagina’s moeten kloppen met de toonzetting van jouw marketingcommunicatie. Ik zorg ervoor dat beide – vormgeving en tekst – naadloos aansluiten bij de stijl van jouw website.

Bij aanmelding ontvangt de nieuwe abonnee achtereenvolgens een mailtje waarin hij zijn aanmelding moet bevestigen, en daarna een mailtje waarin zijn abonnement wordt bevestigd. Dit zijn contactmomenten waarop jouw rechtstreekse communicatie met een (nieuwe) klant begint! Alle reden om speciale aandacht te besteden aan de juiste toon. Een standaardtekstje is hier een gemiste kans, de nieuwe abonnee heeft immers net besloten zich op jouw e-zine te abonneren en staat dus helemaal open voor contact!
Ik schrijf de teksten voor deze mailtjes op zo’n manier dat nieuwe abonnee zich helemaal welkom voelt. Uiteraard in jouw stijl. Hetzelfde geldt voor mailtjes die vanuit PHPList worden verstuurd bij wijziging van het abonnement of bij afmelding. Al deze standaardmailtjes zijn contactmomenten waar je door de juiste tekst en toonzetting jullie relatie kunt bevestigen.

De vorm waarin e-mail bij de abonnee binnenkomt, bepaalt in belangrijke mate het effect dat de mail op hem heeft. Heel veel e-zines en nieuwsbrieven worden alleen verstuurd in html-opmaak, terwijl uit onderzoek blijkt dat een groot percentage e-mail wordt gelezen in tekstformaat. Die mensen krijgen dan een standaardmelding ‘uw e-mailprogramma kan onze nieuwsbrief niet goed weergeven’ (hoe klant-onvriendelijk wil je zijn!)
PHPList kan e-mail in beide formaten sturen. Abonnees die hun e-mailprogramma hebben ingesteld op text-only krijgen de tekstversie van jouw e-zine te zien, abonnees die hun e-mail in html-opmaak lezen krijgen de opgemaakte versie. Ik verzorg de templates voor beide formaten.

Met je e-zine kun je echt een relatie opbouwen met klanten en potentiële klanten. Maar dan moet je wel de juiste onderwerpen aanboren. Je abonnees willen relevante informatie, geen verkapte reclameboodschappen. Ik stel in overleg met jou een communicatieplan vast voor je e-zine – bijvoorbeeld 12 mailingen per jaar. Samen bepalen we de onderwerpen. Ik schrijf vervolgens de artikelen in een toonzetting die past bij jouw marketingcommunicatie.
Een groot voordeel van PHPList is dat je persoonlijke elementen in je e-zine kunt invoegen. Een aanhef ‘Beste Erik’ geeft toch een heel andere indruk dan ‘Geachte mevrouw/mijnheer’.

Een mailing die je verstuurt naar een groot aantal abonnees moet natuurlijk helemaal kloppen. Je wilt niet dat een storende fout in de e-mail naar tientallen of honderden mensen wordt verzonden. Er kan een typefout gemaakt zijn, maar ook kan er technisch iets niet goed gaan. Om deze fouten op te sporen wordt elk e-zine voor verzending getest.
PHPList heeft de mogelijkheid een testmail te versturen – bijvoorbeeld naar een of meer testadressen, en kan ook interne tests doen, om na te gaan of het e-zine naar de juiste selectie van abonnees wordt verzonden.
Bij de verzending naar een groot aantal abonnees kan ik PHPList zo instellen dat de mail in porties wordt verstuurd – om te voorkomen dat de mailserver van jouw provider te veel wordt belast.